Nhận và Chia xẻ Thông tin

Lập kế hoạch mang thông tin về nhà để học tập và tham khảo về sau và chia xẻ thông tin với những người không thể tham dự.

Tìm kiếm thông tin về những chủ đề cụ thể, thu thập tài liệu tham khảo của hội nghị, và/hoặc lập kế hoạch trình bày trong về những điều đã học hỏi được tại Hộị nghị trước các đồng nghiệp hay cộng đồng của mình khi trở về.

Các mục tiêu học tập của bạn là cơ sở hướng dẫn cách bạn tiếp cận hội nghị. Xem Cách thu hoạch nhiều nhất từ hội nghị tại trang này. Tại nơi đăng ký, bạn sẽ được cấp chương trình hội nghị và tất cả các tóm tắt phát biểu trong đĩa CD-ROM hoặc sách. Cuốn sách khá to và khó mang mặc dù việc tham khảo thông tin từ sách sẽ nhanh hơn.

Trang web của hội nghị www.aids2008.org cũng có thông tin này và sẽ vẫn có trên trang web sau khi hội nghị kết thúc. Trang web cũng có một số trình bày bằng Power Point của một số phiên họp.   
  
Mang theo cuốn sổ tay và nhớ ghi chép. Nhớ ghi nhanh ngày, giờ và chủ đề trước khi ghi nội dung để sau này có thể nhớ lại phiên họp đó là về vấn đề gì. Điều này sẽ giúp bạn sắp xếp lại kiến thức đã học được.

Đọc nhật báo của hội nghị để biết tóm tắt những nét chính của hội nghị. Xem các trang web đăng tin về hội nghị (ví dụ như www.kaisernetwork.org cho thông tin về khoa học hay www.HDnet.org cho thông tin dành cho cộng đồng) và nghe trình bày Tóm tắt của các Báo cáo viên tại Phiên Bế mạc.
 
Ngoài việc xuất bản các bài thuyết trình, nhiều tổ chức xuất bản sách, đĩa CD-ROM và cuốn sách nhỏ về các chủ đề cụ thể và phát không. Cũng có các tờ rơi, tài liệu giáo dục, huy hiệu, tranh áp phích, áo phông và những thứ khác tại hội nghị.
Xem xét việc mang theo một túi hay va li nữa để đựng các tài liệu muốn mang về. Hoặc cách khác là nếu có thể, yêu cầu mọi người gửi qua đường thư tín các bản sao cho bạn.

Hội nghị nhằm mục đích xây dựng mạng lưới cũng như thu thập thông tin. Mang theo danh thiếp để trao cho những người mình gặp.
Nếu không có danh thiếp của tổ chức mình, hãy làm những danh thiếp đơn giản bằng vi tính như qua chương trình Word. Nếu sử dụng từ “Xin trợ giúp” (Help) và đánh chữ “danh thiếp” (business cards) bạn sẽ có kết quả và cả mẫu danh thiếp và tải từ trên mạng xuống.

Khi nhận danh thiếp của người khác, dành một phút ghi chú vài điều vào phía sau tấm danh thiếp để gợi nhớ nơi gặp nhau và chuyện đã nói đến.