Thu được nhiều nhất từ Hội nghị
Xác định những điều bạn cần từ Hội nghị và sau đó tập trung vào các điều đó. Điều này bao gồm những mục tiêu học hỏi cụ thể cũng như đối tượng bạn muốn gặp và giao kết với. Không nên cố tham dự tất cả mọi thứ và làm mọi thứ nếu không muốn bị mất hết sức lực trong ngày đầu tiên.
Nguồn lực
Nguồn thông tin tốt nhất về Hội nghị là trang web chính thức của hội nghị tại www.aids2008.org. Các thông tin cơ bản về hội nghị sẽ được đăng vào quý IV năm 2007 và sẽ tiếp tục được đăng. Tổng quan về Hội nghị sẽ cung cấp cho bạn thông tin về các chủ đề chính và xuyên suốt cho Hội nghị AIDS 2008. Hãy xem trang web của Hội nghị AIDS 2006 tại www.aids2006.org để hình dung trang web cuối cùng cho Hội nghị ở Mê-hi-cô sẽ như thế nào.
Trang Xem qua-các-chương-trình trên trang web là công cụ cần thiết giúp bạn lên kế hoạch cho tuần của mình. Ở đây, bạn có thể tiếp cận vào toàn bộ các phiên họp và sự kiện của Hội nghị. Trang http://www.aids2006.org/PAG/PAG.aspx? là một ví dụ của Hội nghị AIDS 2006.
Lên kế hoạch trước
Nên chuẩn bị lịch trình kỹ càng trước khi đến thành phố Mexico City. Nên bàn với các đồng nghiệp khác cùng lên kế hoạch những hoạt động nào trong chương trình hữu ích nhất cho bản thân bạn cũng như công tác chuyên môn và cho tổ chức của bạn. Nếu có những phiên họp thú vị diễn ra cùng giờ, hãy chia ra để mỗi đồng nghiệp tham dự một phiên trong khi bạn tham dự một phiên khác và sau đó chia xẻ nội dung ghi chép sau.
Lập lịch trình cá nhân cho tuần hội nghị tại trang www.aids2008.org. Lập kế hoạch thật tốt trước khi đến thành phố Mexico City. Nếu có những phiên họp thú vị diễn ra cùng giờ, hãy chia nhau ra và chia xẻ nội dung ghi chép giữa của đồng nghiệp sau.
Sử dụng công cụ “chọn một lộ trình” (tại trang www.aids2008.org) để chọn một lĩnh vực quan tâm và khỏi phải nghe những chủ đề bạn không đặc biệt quan tâm.
Thường xuyên vào trang web (www.aids2008.org) để cập nhật thông tin mới.
Những Phiên họp Chủ chốt
Đừng quên kiểm tra các Sự kiện Các sự kiện Bên lề và Vệ tinh, nhiều sự kiện diễn ra trước cả khi hội nghị bắt đầu.
Khi đến, đăng ký càng sớm càng tốt và phân loại nhiều tài liệu hội nghị trong túi được phát khi đăng ký. Có thể có bổ sung những Sự kiện Vệ tinh hay Bên lề mà bạn muốn tham dự.
Nếu được lựa chọn khi đăng ký qua điện tử, hãy chọn đĩa CD-ROM thay vì chọn cuốn sách tóm tắt các bài thuyết trình – vì nó nhẹ hơn, nhưng ít nhất trong nhóm nên có một cuốn (nếu bạn đến dự cùng đồng nghiệp của mình) vì sẽ dễ hơn khi cần tham khảo ngay về các phiên họp.
Lập kế hoạch tham dự các phiên họp toàn thể trong buổi sáng. Không có phiên họp nào khác diễn ra trong thời gian này và các chủ đề nói về những vấn đề hiện tại và quan trọng do những diễn giả tuyệt vời trình bày.
Cũng đảm bảo là tham dự phiên bế mạc để có thông tin tổng quan về Hội nghị (được gọi là Các Phiên Báo cáo viên) và đưa ra “lời kêu gọi hành động” trong tương lai. Điều này sẽ đảm bảo bạn rời hội nghị với thông tin về những phiên họp mà bạn đã không thể tham dự.
Cũng nên lập kế hoạch tham dự các phiên Gặp gỡ những Diễn giả tại Phiên toàn thể ở Làng Toàn cầu để có cơ hội trực tiếp hỏi các diễn giả này.
Đa phần các phiên họp chung có 4-5 diễn giả, mỗi người trình bày trong 10 phút. Nếu muốn tham dự hơn một phiên họp trong một khoảng thời gian nhất định và các phòng họp của các phiên đó gần nhau, có thể vào và ra khỏi các phòng họp để nghe những diễn giả mình ưa thích.
Ghi chép những thông tin quan trọng tại mỗi phiên họp mình tham dự. Nhớ ghi nhanh ngày, giờ và chủ đề trước khi ghi nội dung để sau này có thể nhớ lại. Điều này cũng sẽ hữu ích cho việc báo cáo lại với tổ chức của mình sau này.
Có 1 000 tấm áp phích được trưng bày mỗi ngày (và những thuyết trình hàng ngày về các tấm áp phích này) nên lập kế hoạch và dành thời gian xem các tấm áp phích. Thường sẽ có những nghiên cứu và chương trình rất thú vị được trưng bày tại khu vực có các tấm áp phích.
Người thuyết trình sẽ đứng bên cạnh tấm áp phích của họ để trả lời các câu hỏi trong giờ ăn trưa. Đây là thời điểm tuyệt vời để xây dựng mạng lưới. Cũng có thể để lại danh thiếp của mình tại tấm áp phích mình muốn liên hệ với tác giả của áp phích đó.
Nhiều đại biểu của cộng đồng và những người sống chung với HIV tham dự Hội nghị AIDS năm 2006 nói rằng Làng Toàn cầu là một nơi tuyệt vời để học hỏi và xây dựng mạng lưới. Nên xem xét lập kế hoạch cho chương trình nghị sự mỗi ngày quanh khu vực có các phiên họp của Làng Toàn cầu và các chương trình của Vùng Xây dựng Mạng lưới cũng như những phiên họp chung mà mình quan tâm.
Các phiên họp tại Làng Toàn cầu nhằm mục đích tương tác chứ không phải là một loạt những bài trình bày bằng Power Point. Các cuộc tranh luận và thảo luận sống động được tổ chức tại Làng Toàn cầu, Lều Thanh niên và Không gian Đối thoại Cộng đồng. Các phiên Xây dựng Kỹ năng cũng được thiết kế để giúp các đại biểu học hỏi thông qua thực hành nên thường sẽ hữu ích hơn đối với các đại diện cộng đồng.
Ngoài các phiên họp và hội thảo, có Chuyến đi Thực tế với các chương trình tham quan địa phương bên ngoài trung tâm hội nghị. Cũng có nhiều sự kiện văn hóa như hòa nhạc, triển lãm nghệ thuật và chiếu phim, cũng là một cách để thư giãn và giải trí trong khi vẫn tìm hiểu và học hỏi.
Xây dựng Mạng lưới
Dành thời gian gặp những người mới. Xây dựng mạng lưới và gặp gỡ mọi người là một trong những phần đáng giá và quan trọng nhất của Hội nghị.
Mang nhiều hộp danh thiếp của bạn, tổ chức của bạn và vị trí của bạn trong tổ chức (nếu có), địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email. Nếu không có danh thiếp của tổ chức mình, hãy làm những danh thiếp đơn giản bằng vi tính như qua chương trình Word. Nếu sử dụng từ “Xin trợ giúp” (Help) và đánh chữ “danh thiếp” (business cards) bạn sẽ có kết quả và cả mẫu danh thiếp và tải từ trên mạng xuống.
Khi nhận danh thiếp của người khác, dành một phút ghi chú vài điều vào phía sau tấm danh thiếp để gợi nhớ nơi gặp nhau và chuyện đã nói đến.
(Một số thông tin này dựa trên danh sách của Liên minh HIV/AIDS Quốc tế, có trên trang www.ccaba.org)