การรับและการแบ่งปันข้อมูลข่าวสาร
วางแผนในการนำข้อมูลข่าวสารกลับไปเพื่อการเรียนรู้ของท่านเองและการอ้างอิงในอนาคต และเพื่อแบ่งปันข้อมูลนี้แก่คนอื่นๆที่ไม่สามารถมาร่วมประชุม
หาข้อมูลข่าวสารในหัวข้อเจาะจงตามที่ต้องการ รวบรวมเอกสารที่แจกในการประชุม และ/หรือ วางแผนนำเสนอสิ่งที่ท่านได้เรียนรู้จากการประชุมให้เพื่อนร่วมงานหรือชุมชนทราบเมื่อท่านเดินทางกลับมาแล้ว
เป้าประสงค์ส่วนตัวสำหรับการเรียนรู้ของท่าน ควรเป็นสิ่งที่กำหนดแนวทางในการร่วมประชุมของท่าน ขอให้ท่านดูเรื่อง การเก็บเกี่ยวประโยชน์จากการประชุมให้ได้มากที่สุด ที่อยู่ในเว็บไซต์นี้ ในขณะที่ท่านลงทะเบียน ท่านจะได้รับรายละเอียดเกี่ยวกับรายการต่างๆของการประชุม รวมทั้งบทคัดย่อทั้งหมดด้วย โดยอาจได้รับในรูปของหนังสือหรือแผ่นซีดี หนังสือจะเล่มใหญ่มาก แม้จะใช้ง่ายสำหรับการอ้างอิงในทันที แต่ก็จะถือไปไหนมาไหนลำบาก
ในเว็บไซต์ของการประชุมนานาชาติ (www.aids2008.org) จะมีรายละเอียดดังกล่าวแสดงไว้ทั้งหมด และเว็บไซต์นี้จะยังคงอยู่ต่อไปหลังการประชุมฯสิ้นสุดลงแล้ว ในเว็บไซต์จะมีสไลด์เพาเวอร์พอยต์ของการประชุมต่างๆที่ท่านสามารถเข้าไปชมได้
เอาสมุดบันทึกติดตัวไปด้วยพร้อมทั้งคอยจดบันทึกต่างๆอยู่เสมอ ให้บันทึกวันที่ เวลา และหัวข้อของการประชุมก่อน เพื่อให้ย้อนกลับมาดูได้โดยง่ายว่าเป็นการประชุมเรื่องอะไร การจดบันทึกนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับการจัดระเบียบข้อมูลต่างๆที่ท่านได้เรียนรู้
ขอให้ท่านอ่านหนังสือพิมพ์ประจำวันของการประชุมนานาชาติ เพื่อดูสรุปเรื่องราวสำคัญๆของการประชุมฯ เข้าไปดูเว็บไซต์หลักๆที่มีเนื้อหาเกี่ยวกับการประชุม (เช่น www.kaisernetwork.org สำหรับเนื้อหาด้านวิทยาศาสตร์ หรือ www.HDnet.org ที่เน้นข้อมูลด้านชุมชน) และเข้าประชุมเพื่อฟังการสรุปโดยผู้จดรายงานการประชุมในช่วงของพิธีปิดการประชุมด้วย
นอกจากการนำเสนอแล้ว หลายๆองค์กรยังจัดพิมพ์หนังสือ ผลิตแผ่นซีดี และแผ่นพับเกี่ยวกับหัวข้อต่างๆและแจกจ่ายฟรี นอกจากนี้ยังมีเอกสารประชาสัมพันธ์กิจการ (โบรชัวร์) เอกสารเผยแพร่ความรู้ กระดุมที่มีตราสัญลักษณ์หรือข้อความรณรงค์ แผ่นโปสเตอร์ เสื้อยืด และเอกสารประกอบการประชุมต่างๆอีกมากมาย
ควรวางแผนการจัดกระเป๋า หรือนำถุงหรือกระเป๋ามาอีกหนึ่งใบ สำหรับบรรจุเอกสารที่จะนำกลับบ้าน และมีอีกวิธีหนึ่งคือ ในทุกโอกาสที่เท่าได้ ท่านควรขอให้บุคคลที่เกี่ยวข้องช่วยส่งสำเนาเอกสารเหล่านั้นมาให้ท่านทางไปรษณีย์
การประชุมนานาชาติฯเป็นเรื่องของการสร้างเครือข่ายและการหาข้อมูลข่าวสาร จงนำนามบัตรของท่านมาด้วยเพื่อมอบให้แก่ผู้คนที่ท่านได้พบ
หากองค์กรของท่านไม่มีนามบัตรให้ท่านใช้ ให้ทำนามบัตรง่ายๆโดยใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ เช่น โปรแกรมเวิร์ด หากท่านใช้โปรแกรมเวิร์ด ให้ใช้คำสั่ง “Help” และกรอกคำว่า “business
cards” ลงไป ก็จะได้ผลที่ท่านต้องการออกมา รวมทั้งมีตัวแบบ (template) ต่างๆ ที่ท่านสามารถดาวน์โหลดได้จากอินเตอร์เน็ต
เมื่อท่านได้รับนามบัตรจากคนอื่นๆ ใช้เวลาสักเล็กน้อยเพื่อเขียนบันทึกสั้นๆไว้บนด้านหลังของนามบัตรนั้น เพื่อมาดูได้ในภายหลังว่าท่านพบกับเขาเมื่อใด และได้คุยกับเขาเรื่องอะไร