การเก็บเกี่ยวประโยชน์จากการร่วมประชุมให้ได้มากที่สุด
กำหนดให้ได้ว่าท่านต้องการอะไรจากการประชุมและมุ่งความสนใจในประเด็นนั้น รวมทั้งต้องกำหนดเป้าประสงค์จำเพาะสำหรับการเรียนรู้และกำหนดว่าใครคือผู้ที่ท่านต้องการประชุมและสร้างเครือข่ายด้วย อย่าพยายามเข้าร่วมในทุกการประชุมหรือทำกิจกรรมทุกอย่างที่มีอยู่ เพราะจะทำให้ท่านมึนงงจนจับประเด็นไม่ถูกเสียตั้งแต่วันแรก
แหล่งข้อมูล
แหล่งข้อมูลที่ดีที่สุดเกี่ยวกับการประชุมนานาชาติครั้งนี้ ก็คือเว็บไซต์ที่เป็นทางการของการประชุมฯ www.aids2008.org คาดว่าจะเริ่มแสดงข้อมูลเบื้องต้นบนเว็บไซต์ได้นี้ภายในไตรมาสสุดท้ายของปี 2550 และจะมีข้อมูลแสดงเพิ่มเติมทันที่ที่มีข้อมูลเข้ามา ในหัวข้อภาพรวมของการประชุม จะมีรายละเอียดเกี่ยวกับประเภทของเนื้อหา (Track) ต่างๆที่จะประชุมกันในการประชุมนานาชาติฯปี 2551 นี้ รวมทั้งประเด็นหลักๆที่มีความสัมพันธ์กับเนื้อหาเหล่านั้นหลายประเภทในแนวตัดขวาง (cross-cutting
themes) ลองเข้าไปดูเว็บไซต์ของการประชุมนานาชาติฯปี 2549 www.aids2006.org ซึ่งจะทำให้ท่านพอเห็นภาพได้ว่าเว็บไซต์ของการประชุมนานาชาติที่เม็กซิโกเมื่อจัดทำเสร็จสิ้นแล้วจะมีรูปร่างหน้าตาเป็นอย่างไร
หน้าที่มีภาพรวมโดยย่อของโปรแกรมต่างๆ (Programmes-at-a-glance
page) แสดงในเว็บไซต์นั้น นับเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับการวางแผนของท่านสำหรับสัปดาห์ของการประชุม จากข้อมูลในหน้านี้ ท่านสามารถผ่านเข้าไปดูรายละเอียดแบบครบถ้วนของการประชุมและกิจกรรมทั้งหมดได้ ท่านสามารถดูตัวอย่างของหน้าเว็บไซต์ในลักษณะนี้ได้ที่ (http://www.aids2006.org/PAG/PAG.aspx?) ซึ่งเป็นตัวอย่างจากการประชุมนานาชาติฯปี 2549
การวางแผนล่วงหน้า
ขอแนะนำให้ท่านจัดเตรียมกำหนดการของท่านให้ดีและล่วงหน้าก่อนเดินทางมายังกรุงเม็กซิโก นั่งคุยกับเพื่อนร่วมงานของท่านเพื่อวางแผนว่ารายการใดของการประชุมจะเป็นประโยชน์สูงสุดต่อท่านทั้งในเชิงส่วนตัว เชิงวิชาชีพ และต่อองค์กรของท่านด้วย หากมีการประชุมในหัวข้อที่น่าสนใจจัดขึ้นในเวลาเดียวกัน ให้ท่านแยกกันกับเพื่อนร่วมงานของท่าน ต่างคนต่างเข้าร่วมในแต่ละการประชุม แล้วนำสิ่งที่ท่านและเพื่อนร่วมงานของท่านบันทึกได้จากการประชุมมาเปรียบเทียบกันดู
จัดทำ กำหนดการส่วนตัว ของท่านสำหรับทั้งหนึ่งสัปดาห์ของการประชุมนานาชาติเรื่องโรคเอดส์ปี 2551 (www.aids2008.org) จัดตารางเวลาของท่านให้ดีก่อนเดินทางมาถึงกรุงเม็กซิโก หากมีการประชุมในหัวข้อที่น่าสนใจจัดขึ้นในเวลาเดียวกัน ให้ท่านแยกกันกับเพื่อนร่วมงานของท่าน ต่างคนต่างเข้าร่วมในแต่ละการประชุม แล้วนำสิ่งที่ท่านและเพื่อนร่วมงานของท่านบันทึกได้จากการประชุมมาเปรียบเทียบกันดู
ใช้เครื่องมือที่เรียกว่า “เลือกโรดแม๊ป หรือ choose
a roadmap” (อยู่บนเว็บไซต์ www.aids2008.org) ในการเลือกหัวข้อที่ท่านสนใจ ซึ่งจะช่วยให้ท่านไม่ต้องไปไล่หาดูเนื้อหาแต่ละหมวดที่ไม่ตรงกับความสนใจของท่าน
ท่านควรเข้าไปดูที่เว็บไซต์ของการประชุมนานาชาติเรื่องโรคเอดส์ปี 2551
(www.aids2008.org) เป็นประจำ เพื่อดูเนื้อหาที่เป็นปัจจุบันและข้อมูลข่าวสารใหม่ๆ
การประชุมที่สำคัญๆ
อย่าลืมตรวจสอบเกี่ยวกับกิจกรรมพันธมิตรและการประชุม Satellite ซึ่งมีหลายกิจกรรมที่จะจัดขึ้นก่อนการประชุมนานาชาติจะเริ่มขึ้นเสียอีก
เมื่อท่านเดินทางมาถึง ขอให้ ลงทะเบียน โดยเร็วที่สุดเท่าที่ท่านจะทำได้ และให้ตรวจดูเอกสารต่างๆสำหรับการประชุมที่บรรจุอยู่ในกระเป๋าที่ท่านจะได้รับ ในนั้นอาจจะมีรายละเอียดเกี่ยวกับการประชุม Satellite และกิจกรรมพันธมิตรที่กำหนดเข้ามาเพิ่มเติมจากเดิม ที่ท่านอาจจะอยากเข้าไปร่วม
หากการลงทะเบียนล่วงหน้าผ่านทางระบบอีเลกโทรนิก อนุญาตให้ท่านเลือกได้ระหว่างแผ่นซีดีและหนังสือที่บรรจุเนื้อหาของบทคัดย่อ ท่านควรเลือกที่จะรับเป็นแผ่นซีดี เนื่องจากมีน้ำหนักเบา เหมาะแก่การพกพา แต่ควรมีอย่างน้อยหนึ่งคนในกลุ่มของท่านที่ขอรับเป็นหนังสือ (หากท่านเข้าร่วมการประชุมพร้อมกับเพื่อนร่วมงาน) ทั้งนี้ เพื่อให้ง่ายและสะดวกต่อการใช้ดูประกอบหรืออ้างอิงขณะอยู่ในที่ประชุม
ขอให้ท่านบรรจุไว้ในแผนด้วยว่าจะเข้าร่วมใน การประชุมรวม (Plenary
session) ของทุกๆเช้า เพราะจะไม่มีการประชุมอื่นใดจัดขึ้นพร้อมกันหรือซ้อนกันกับการประชุมนี้ และหัวข้อของการประชุมรวมจะเป็นประเด็นที่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์ปัจจุบันและความก้าวหน้าล่าสุดทางวิชาการ ที่นำเสนอโดยวิทยากรชั้นเลิศ
นอกจากนี้ ท่านควรเข้าร่วมในช่วงของ พิธีปิดการประชุม (Closing
session) ด้วย เพื่อฟังการสรุปในภาพรวมของการประชุมนานาชาติ (ที่เรียกว่า การประชุมเพื่อฟังการสรุปจากผู้จดบันทึกการประชุม หรือ Rapporteur
Session) และการเรียกร้องหรือคำแนะนำสำหรับการดำเนินการในอนาคต ทั้งนี้ เพื่อให้ท่านสามารถออกจากที่ประชุมฯไปพร้อมกับข้อมูลข่าวสารจากการประชุมต่างๆที่ท่านไม่สามารถเข้าร่วมได้ทั้งหมด
นอกจากนี้ ให้วางแผนเข้าร่วมการประชุมเพื่อ พบปะกับวิทยากรจากการประชุมรวม (Meet
the Plenary Speakers) ซึ่งจัดขึ้นในหมู่บ้านโลก เพื่อจะได้มีโอกาสสอบถามวิทยากรเหล่านี้เกี่ยวกับข้อสงสัยต่างๆ
ส่วนใหญ่ ใน การประชุมทั่วไป จะมีผู้นำเสนอประมาณ 4-5 คนๆละ 10 นาที หากท่านอยากเข้าร่วมมากกว่าหนึ่งการประชุมที่จัดขึ้นในช่วงเวลาเดียวกันและห้องที่ใช้สำหรับการประชุมเหล่านั้นอยู่ใกล้ๆกัน ท่านสามารถค่อยๆหลบเข้าไปและออกจากที่ประชุมเหล่านั้น เพื่อติดตามวิทยากรผู้นำเสนอที่ท่านสนใจจะฟังเขาพูด
จดบันทึกข้อมูลสำคัญๆในทุกการประชุมที่ท่านเข้าร่วม โดยบันทึกวันที่ เวลา และ หัวข้อของการประชุมลงไปก่อนทุกครั้ง เพื่อเตือนความจำในภายหลัง การบันทึกนี้จะเป็นประโยชน์ต่อท่านมาก เมื่อท่านต้องรายงานกลับไปยังองค์กรของท่าน
จะมี โปสเตอร์ ในหัวข้อที่แตกต่างกันมาติดไว้ให้ชม 1,000 โปสเตอร์ต่อวัน (และมีการนำเสนอโดยโปสเตอร์ในแต่ละวันด้วย) ดังนั้น ควรจัดเวลาไว้ในแผนสำหรับการเข้าไปดูโปสเตอร์ด้วย ในโปสเตอร์ที่จัดแสดงนี้มักจะมีการวิจัยและการจัดทำโครงการต่างๆที่น่าสนใจมานำเสนอไว้
ในช่วงเวลาพักรับประทานอาหารกลางวัน ผู้นำเสนอจะมายืนอยู่ข้างๆโปสเตอร์ของตนเพื่อตอบคำถามต่างๆ เวลาดังกล่าวเป็นช่วงที่เหมาะที่สุดสำหรับการสร้างเครือข่าย นอกจากนี้ ท่านสามารถให้นามบัตรของท่านไว้ ณ โปสเตอร์ใดๆที่ท่านสนใจจะติดต่อกับผู้เขียนเรื่องนั้นๆในภายหลัง
ผู้แทนจากชุมชนและผู้มีเชื้อเอชไอวีหลายคนที่เข้าร่วมการประชุมนานาชาติเรื่องโรคเอดส์ปี 2549 รายงานว่า หมู่บ้านโลก เป็นสถานที่ที่ดีมากสำหรับการเรียนรู้และการสร้างเครือข่าย ท่านควรพิจารณาวางแผนสำหรับวาระต่างๆในแต่ละวันของท่านให้ตรงกับรายการต่างๆของการประชุมหรือการสร้างเครือข่ายในหมู่บ้านโลก รวมทั้งการประชุมทั่วไปเพื่อแลกเปลี่ยนความรู้ที่ท่านสนใจ
การประชุมต่างๆในหมู่บ้านโลก (Global
Village sessions) เจตนาให้เป็นการประชุมเชิงปะทะสังสรรค์มากกว่าจะเป็นการนำเสนอฝ่ายเดียวด้วยโปรแกรมเพาเวอร์พอยต์ จะมีการอภิปรายและการโต้ความเห็นกันสดๆในหมู่บ้านโลก ในศาลาเยาวชน และในส่วนที่จัดไว้เป็นเวทีการเจรจาหรือสนทนาของชุมชน นอกจากนี้ การประชุมเพื่อเสริมสร้างทักษะก็ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้เรียนรู้จากการลงมือปฏิบัติจริง ซึ่งส่วนใหญ่ผู้แทนที่มาจากชุมชนจะได้รับประโยชน์จากการประชุมนี้มากกว่า
นอกจากการประชุมทั่วไปและการประชุมเชิงปฏิบัติการต่างๆ ยังมีโปรแกรมนำเที่ยวชมโครงการต่างๆที่เรียกว่า Engagement
Tour ซึ่งจะทำให้ท่านสามารถไปเยี่ยมชมโครงการต่างๆในท้องถิ่นภายนอกศูนย์การประชุมนานาชาติ นอกจากนี้ ยังมีกิจกรรมเชิงวัฒนธรรมอื่นๆอีก เช่น การแสดงดนตรี นิทรรศการศิลปะ การฉายภาพยนตร์ ซึ่งเป็นอีกวิถีทางหนึ่งที่ท่านสามารถผ่อนคลายและได้รับความบันเทิงไปพร้อมๆกับการเรียนรู้
การสร้างเครือข่าย
ควรจัดเวลาสำหรับการพบปะและรู้จักกับบุคคลใหม่ๆ การสร้างเครือข่ายและการพบปะกับผู้คนนับเป็นส่วนหนึ่งที่มีคุณค่าและสำคัญยิ่งของการมาร่วมในการประชุมนานาชาติฯ
นำนามบัตรของท่านมาด้วยจำนวนมากๆ โดยในนามบัตรควรมีชื่อของท่าน ชื่อขององค์กรท่าน และตำแหน่งของท่านในองค์กร (หากมี) ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่สำหรับการติดต่อทางอีเมล์ หากองค์กรของท่านไม่มีนามบัตรให้ท่านใช้ ให้ทำนามบัตรง่ายๆโดยใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ เช่น โปรแกรมเวิร์ด หากท่านใช้โปรแกรมเวิร์ด ให้ใช้คำสั่ง “Help” และกรอกคำว่า “business
cards” ลงไป ก็จะได้ผลที่ท่านต้องการออกมา รวมทั้งมีตัวแบบ (template) ต่างๆ ที่ท่านสามารถดาวน์โหลดได้จากอินเตอร์เน็ต
เมื่อท่านได้รับนามบัตรจากคนอื่นๆ ใช้เวลาสักเล็กน้อยเพื่อเขียนบันทึกสั้นๆไว้บนด้านหลังของนามบัตรนั้น เพื่อมาดูได้ในภายหลังว่าท่านพบกับเขาเมื่อใด และได้คุยกับเขาเรื่องอะไร
(บางส่วนของข้อมูลเหล่านี้ นำมาจากรายการต่างๆที่รวบรวมโดย International
HIV/AIDS Alliance ซึ่งสามารถเข้าไปดูได้ที่ www.ccaba.org)