Aprovechando al Máximo la Conferencia
Defina lo que usted quiere obtener de la Conferencia y enfóquese en eso. Eso debe incluir metas específicas de aprendizaje así como a quien desea conocer y con quien desea trabajar en red. No trate de ir a todo y hacer todo ya que se agotará completamente en el primer día.
Recursos
La mejor fuente de información acerca de la Conferencia es el portal oficial de la misma www.aids2008.org. Información básica ha sido colocada en el último trimestre del 2007, el resto estará disponible tan pronto como esté disponible. La Visión General de la Conferencia le da información sobre las categorías de los Tracks y los temas transversales en AIDS2008. Vea el portal de AIDS 2006 www.aids2006.org para que tenga una idea de como lucirá la versión final del portal de México.
La página del programa at-a-glance (ojeada al programa) disponible en el portal es herramienta esencial que lo ayudará a planificar su semana. En ese lugar usted tendrá acceso al programa completo de las sesiones y eventos. Esta página (http://www.aids2006.org/PAG/PAG.aspx) contiene un ejemplo de AIDS 2006.
Planificación Anticipada
Es recomendable que prepare su itinerario con anticipación a su llegada a la Ciudad de México. Siéntese con otros colegas para planificar cuales aspectos del programa serán más útiles para usted, tanto personal como profesionalmente, y para su organización. Si hay sesiones interesantes al mismo tiempo, pida a un colega que vaya a una sesión mientras que usted va a la otra para al final compartir notas.
Prepare su propio itinerario personal para la semana en www.aids2008.org. Planifique su tiempo con anticipación a su llegada a la Ciudad de México. Si hay sesiones interesantes al mismo tiempo, pida a un colega que vaya a una sesión mientras que usted va a la otra para al final compartir notas.
Use la herramienta “escoja un mapa” (en www.aids2008.org) para seleccionar un área de interés y así evitar tener que navegar por temas que podrían no ser apropiados para usted.
Vea el portal AIDS2008 (www.aids2008.org) frecuentemente para nueva información y actualizaciones.
Sesiones Principales
No se olvide de revisar los Eventos Afiliados y Satélites, muchos de los cuales se llevarán a cabo antes de que la Conferencia comience.
Una vez llegue, regístrese tan pronto como sea posible y revise los distintos materiales que recibirá en el maletín/bolsa de la conferencia. Es posible que haya Satélites o Eventos Afiliados adicionales que usted quiera ir.
Si le dan la opción durante el registro electrónico anticipado, seleccione CD-ROM en vez del libro de abstract – es más fácil de cargar. Es importante que al menos una persona tenga el libro (si usted asiste con algunos colegas) ya que esa vía es más rápida para encontrar referencias en el momento.
Haga planes para ir a las sesiones plenarias en la mañana. No habrá ninguna otra sesión en ese momento y los temas tratados son actuales, de avanzada y son presentados por excelentes oradores. También planifique ir a la sesión de clausura para obtener un análisis general de la Conferencia (llamadas Sesiones de los Rapporteurs) y para una “llamada a la acción” para el futuro. Eso garantiza que los participantes se vayan con la información de las sesiones a las que no pudieron acudir.
También haga planes para ir a las sesiones Conozca a los Oradores de las Plenarias en la Aldea Global para así tener una oportunidad de hacerle preguntas.
La mayoría de las sesiones generales tienen 4-5 presentadores que hablarán por unos 10 minutos cada uno. Si usted quiere ir a más de una sesión en un determinado período de tiempo y los salones están cerca, usted podría moverse de un salón a otro para escuchar a los oradores en los que usted esté interesado.
Tome notas de la información importante que obtenga durante las sesiones que participe. Anote el día, hora y tema en primer lugar para que así pueda recordarse en el futuro. Eso lo ayudará cuando tenga que informar después a su Organización.
Hay más de 1.000 afiches distintos que serán mostrados cada día (algunos con presentaciones) por lo que haga planes para revisar los mismos. Usted encontrará investigaciones y programas muy interesantes en el área de afiches.
Los presentadores se colocan a un lado de sus afiches para responder preguntas durante la hora de almuerzo. Ese es un buen momento para el trabajo en red. Usted también puede dejar una tarjeta de presentación (o nota) cerca del afiche si está interesado en vincularse con el autor en otra oportunidad.
Muchos de los delegados comunitarios y personas que viven con VIH que participaron en AIDS 2006 indicaron que la Aldea Global fue un lugar importante para aprender y hacer trabajo en red. Considere planificar su agenda diaria en torno a las sesiones de la Aldea Global y de los programas de la Zona de Trabajo en Red, así como de las sesiones generales de la conferencia que le interese.
Las sesiones en la Aldea Global son interactivas por naturaleza, en vez de una serie de presentaciones en Power Point. Muchos debates y discusiones animadas toman lugar en la Aldea Global, Pabellón de los Jóvenes y Espacio para el Diálogo Comunitario. Las sesiones de capacitación (skills building) también están diseñadas para ayudar a que los delegados “aprendan haciendo” por lo que muchas veces son más útiles para los participantes comunitarios.
Adicionalmente a las sesiones y talleres de capacitación existen visitas a los programas locales fuera del centro de conferencia. También hay muchos eventos culturales como conciertos, exhibiciones de arte y películas que pueden ser una forma de relajarse y entretenerse mientras se aprende.
Trabajo en Red
Invierta tiempo conociendo nuevas personas. El trabajo en red y conocer personas es una de las partes más valiosas e importantes de la Conferencia.
Lleve suficientes tarjetas de presentación con su nombre, el nombre de su organización, su posición o cargo (si es aplicable), dirección, número telefónico y correo electrónico. Si usted no tiene tarjetas oficiales de su organización, haga unas tarjetas sencillas usando programas de computadoras como MS Word. Si usa Word, vaya a “Ayuda” y escriba “business card” o “tarjeta” lo que lo llevará a algunos modelos o plantillas que usted puede descargar de la Internet.
Cuando reciba las tarjetas de otras personas, tome un momento para escribir algunas notas en la parte de atrás para que más adelante sea más fácil acordarse donde conoció a esas determinadas personas y de que hablaron.
(Parte de esta información está basada en una lista compilada por la International HIV/AIDS Alliance disponible en www.ccaba.org)