Mengambil Sebanyak Mungkin dari Konferensi
Definiskan apa yang Anda inginkan dari Konferensi dan berfokus pada hal tersebut. Ini termasuk tujuan-tujuan pembelajaran dan juga siapa yang ingin Anda temui dan membuat jaringan. Jangan coba untuk mengikuti semua dan melakukan semuanya karena Anda akan sudah sangat capai pada hari pertama.
Sumber-Sumber
Sumber terbaik untuk informasi tentang Konferensi adalah situs konferensi resmi pada www.aids2008.org. Harapkan informasi dasar akan diumumkan pada kwartal ke empat tahun 2007, dan banyak yang akan diumumkan jika sudah tersedia. Gambaran Konferensi memberikan informasi kepada Anda tentang kategori Track dan tema yang tumpang tindih untuk AIDS 2008. Lihat pada situs AIDS 2006 www.aids2006.org untuk melihat seperti apa situs akhir untuk Meksiko.
Halaman Pandangan Sekilas yang tersedia di situs akan menjadi alat bantu yang penting untuk membatu merencanakan minggu Anda. Disini Anda bisa mengakses program sesi dan acara secara keseluruhan. Situs ini (http://www.aids2006.org/PAG/PAG.aspx? ) memberikan contoh dari AIDS 2006.
Perencanaan Jauh Hari
Disarankan untuk mempersiapkan program perjalanan dengan baik sebelum kedatangan Anda di Kota Meksiko. Diskusikan dengan kolega yang lain untuk merencanakan hal apa di dalam program yang paling berguna untuk Anda secara pribadi dan professional, dan untuk organisasi Anda. Jika ada sesi menarik yang diselenggarakan secara serentak, pecahlah kelompok Anda, dimana kolega Anda bisa barada dalam satu sesi, dan Anda di sesi yang lainnya, dan kemudian Anda bisa saling membandingkan catatan.
Kembangkan program perjalanan pribadi Anda untuk satu minggu di www.aids2008.org. Rencanakan waktu Anda dengan baik di jauh hari sebelum kedatangan Anda di Kota Meksiko. Jika Jika ada sesi menarik yang diselenggarakan secara serentak, pecahlah kelompok Anda dan kemudian Anda bisa saling membandingkan catatan.
Gunakan peralatan “choose a roadmap” (pilih peta jalan) (di www.aids2008.org) untuk memilih sebuah topik yang menarik dan untuk mencegah mengikuti sesi yang tidak menarik untuk Anda.
Periksa situs AIDS2008 (www.aids2008.org) secara tetap untuk pembaharuan dan informasi baru.
Sesi-Sesi Kunci
Jangan lupa untuk memeriksa Acara Afiliasi dan Satelit, banyak acara akan diselenggarakan walaupun konferensi belum dimulai.
Setelah Anda sampai, daftar diri seawal mungkin dan lihat berkas-berkas materi konferensi yang akan Anda dapatkan didalam tas. Mungkin saja ada Acara Satelit atau Acara Afiliasi yang ingin Anda ikuti.
Jika ada pilihan pendaftaran elektronik, pilihlah CD-ROM dibandingkan dengan buku abstrak – ini lebih ringan untuk dibawa-bawa, namun setidaknya harus ada satu buku di dalam kelompok Anda (jika Anda datang dengan kolega-kolega Anda) dimana ini akan lebih gampang untuk referensi langsung semua sesi.
Rencanakan untuk mengikuti sesi pleno pagi. Tidak ada sesi lain pada waktu ini dan topik-topik melibatkan isu-isu terkini, dengan presenter yang terbaik. Dan juga pastikan Anda mengikuti sesi penutupan untuk sebuah gambaran akan Konferensi (dinamakan Sesi Ringkasan Penanggung Jawab) dan sebuah “panggilan untuk beraksi” untuk masa depan. Ini akan memastikan Anda pulang dengan informasi tentang sesi yang Anda tidak bisa ikuti.
Dan juga rencanakan untuk mengikuti sesi-sesi Bertemu dengan Para Pembicara Pleno di Pedesaan Global sebagai sebuah kesempatan untuk bertanya kepada para pembicara.
Hampir semua sesi-sesi umum memiliki 4-5 pembicara yang akan berbicara masing-masing selama 10 menit. Jika Anda ingin untuk mengikuti lebih banyak sesi di dalam satu periode, Anda bisa berganti-ganti sesi agar bisa mendengar para pembicara yang menarik perhatian Anda.
Catat informasi penting pada setiap sesi yang Anda ikuti. Tulis tanggal dan waktu dan topik jadi Anda bisa mengingatnya. Ini akan membantu Anda pada waktu memberi laporan kepada oraganisasi Anda.
Ada lebih dari 1,000 poster berbeda yang diperlihatkan setiap harinya (dengan presentasi poster harian juga) jadi rencanakan dan luangkan waktu untuk melihat-lihat poster. Akan ada banyak penelitian dan programming yang menarik yang akan diperlihatkan di kawasan poster.
Presenter berdiri pada poster mereka untuk menjawab pertanyaan pada waktu makan siang. Ini adalah waktu yang baik untuk membentuk jaringan. Anda juga bisa meninggalkan kartu nama Anda pada sebuah poster jika Anda tertarik untuk berhubungan dengan penulisnya.
Banyak delegasi masyarakat dan ODHA yang akan mengikuti AIDS 2006 melaporkan bahwa Pedesaan Global adalah sebuah tempat yang baik untuk belajar dan membuat jaringan. Pikirkanlah untuk merencanakan agenda harian Anda disekitar sesi Pedesaan Global dan program Zona Jaringan dan juga sesi-sesi umum yang menarik untuk Anda.
Sesi Pedesaan Global sangat interaktif dibandingkan dengan presentasi Power Point yang berseri. Debat-debat yang bersemangat dan diskusi diselenggarakan di Pedesaan Global, Paviliun Kaum Muda dan Ruang Dialog Masyarakat. Sesi Pembangunan Ketrampilan juga dirancang untuk membatu delegasi belajar sambil melakukan dan biasanya sangat berguna untuk peserta masyarakat.
Tambahan dari sesi-sesi dan lokakarya, ada Tur Janjian yang bisa membawa Anda tur melihat program lokal diular pusat konferensi. Banyak juga acara kebudayaan seperti konser, pameran seni dan pemutaran filem yang bisa menjadi cara untuk bersantai sambil belajar.
Jaringan
Luangkan waktu untuk bertemu dengan orang baru. Jaringan dan bertemu dengan orang lain adalah salah satu bagian yang paling bernilai dalam Konferensi.
Bawa banyak kartu nama yang bertuliskan nama Anda, nama organisasi Anda dan posisi Anda (jika ada), alamat, nomor telepon, dan email. Jika Anda tidak memiliki kartu bisnis dari oraganisasi Anda, buatlah kartu biasa dengan program komputer seperti Word. Gunakan Word “Help” dan ketik “business cards” dan Anda bisa mendapatkan hasil dimana ada format yang bisa Anda ambil dari Internet.
Waktu Anda menyimpan kartu orang lain, setidaknya tulis beberapa catatan dibelakang untuk mengingatkan diri Anda dimana Anda bertemu dan apa yang Anda bicarakan.
(Beberapa dari informasi ini berdasarkan dari daftar yang dikumpulkan HIV/AIDS Alliance tersedia pada www.ccaba.org)